Các quy trình tổ chức dịch thuật và công cụ hỗ trợ
Để đơn độc dịch một tài liệu thì chỉ cần năng lực ngôn ngữ và hiểu biết của người dịch. Để tổ chức việc dịch, chỉnh sửa và phát hành kết quả dịch liên quan đến vài người cùng làm, người tổ chức cần chuẩn bị thêm quy trình và thống nhất công cụ làm việc cho đỡ tốn công sức.
Tôi có tìm hiểu về các quy trình và công cụ hỗ trợ dịch thuật, xin tóm tắt lại dưới đây.
Lập quy trình cộng tác:
- Quy trình 1: Người A dịch, người B chỉnh sửa, sau đó phát hành.
- Quy trình 2: Người A dịch, người B chỉnh sửa, trở lại người A cho ý kiến, rồi người B trao đổi, lặp lại cho đến khi cả hai thống nhất về kết quả cuối, sau đó phát hành.
- Quy trình 3: Người A dịch, một nhóm người CCC cho ý kiến, người B chỉnh sửa dựa trên bản dịch và các ý kiến, sau đó phát hành.
Các quy trình trong thực tế có thể được thiết kế gồm nhiều bước khác nhau, ở đây tôi phân tích 3 quy trình trên vì chúng có những điểm khác nhau căn bản.
Quy trình 1 là phổ biến, mỗi người làm một công đoạn của mình và không cần trao đổi với nhau. Kết quả công việc sẽ ghi nhận người A là người dịch, người B là người hiệu đính / biên tập.
Quy trình 2 khác quy trình 1 là cả hai người cùng tham gia và thảo luận qua lại cho đến khi đồng thuận. Kết quả công việc sẽ ghi nhận cả A và B là đồng tác giả của bản dịch, trong đó A là tác giả chính (vì là người khởi đầu và được xem là dành nhiều công sức hơn).
Quy trình 3 có thêm giai đoạn các “reviewers” cho ý kiến, mỗi người trong nhóm CCC có thể không cho ý kiến từ đầu đến cuối mà chỉ quan tâm đến vài phần, ý kiến của họ để tham khảo chứ họ không chịu trách nhiệm về bản dịch. Người chỉnh sửa B có thể cũng là người dịch ban đầu (người A dịch, lấy ý kiến của nhóm CCC, rồi tự chỉnh sửa), hoặc cũng có thể là biên tập viên chịu trách nhiệm cuối cùng. Kết quả công việc ghi nhận A là người dịch, B là người biên tập, và cảm ơn nhóm CCC cho ý kiến trong quá trình dịch.
Công cụ phần mềm hỗ trợ và các bước thực hiện:
Khi máy tính chưa phổ biến, việc dịch và chỉnh sửa bằng cách viết tay vẫn được dùng tốt. Khi tất cả những người liên quan biết dùng máy tính để soạn thảo văn bản, thì dùng phần mềm có thống nhất với nhau sẽ giúp tiết kiệm được công sức của nhóm cùng hợp tác.
Sau đây là bảng tóm tắt các bước trong quy trình và công cụ phần mềm:
Quy trình | Tóm tắt các bước | Công cụ phần mềm | Mã số phương pháp |
1: Người A dịch, người B chỉnh sửa | Văn bản gốc trong file .DOC -> Thêm cột tự động bằng Translation Table / TransTools -> A dịch ở cột mới -> Chuyển file cho B -> B chỉnh sửa ở cột mới -> Xóa cột cũ tự động bằng Translation Table / TransTools -> Văn bản dịch | LibreOffice/OpenOffice Writer + extension Translation Table | 1_Free |
Microsoft Word + add-on TransTools | 1_Word | ||
2: Người A dịch, người B chỉnh sửa, A và B cùng thống nhất ý kiến |
Văn bản gốc trong file .DOC -> Thêm cột tự động bằng Translation Table / TransTools -> A và B dịch ở cột mới, dùng chức năng “comment” và “track changes” để trao đổi trên từng đoạn, chuyển văn bản qua lại cho nhau -> Xóa cột cũ tự động bằng Translation Table / TransTools -> Văn bản dịch | LibreOffice/OpenOffice Writer + extension Translation Table, dùng chức năng “comment” và “record changes” | 2.a_Free |
Microsoft Word + add-on TransTools, dùng chức năng “comment” và “track changes” | 2.a_Word | ||
Văn bản gốc trong file .TXT -> Chuyển thành file .PO -> A và B dùng phần mềm Poedit để dịch và “comment” trao đổi trên từng đoạn, chuyển văn bản qua lại cho nhau -> Chuyển file .PO cuối cùng thành file .TXT -> Văn bản dịch | Poedit + Công cụ chuyển file txt2po & po2txt | 2.b | |
3: Người A dịch, nhóm người CCC cho ý kiến, người B chỉnh sửa |
Văn bản gốc trong file .DOC -> Thêm cột tự động bằng Translation Table / TransTools -> A dịch ở cột mới -> Upload lên Google Docs -> Mời CCC vào để comment, mời B vào để edit -> Download file cuối cùng về máy -> Xóa cột cũ tự động bằng Translation Table / TransTools -> Văn bản dịch | LibreOffice/OpenOffice Writer + extension Translation Table, và Google Docs | 3.a_Free |
Microsoft Word + add-on TransTools, và Google Docs | 3.a_Word | ||
Văn bản gốc trong file .TXT / .DOC / .PO -> Upload lên Google Translator Toolkit -> (Optional) Máy dịch sẵn ở cột nội dung dịch -> A dịch và sửa nội dung máy đã dịch sơ bộ -> Mời CCC vào để comment, mời B vào để edit -> Download file cuối cùng về máy -> Văn bản dịch | Google Translator Toolkit | 3.b (mã mới: 3.b_team ) |
- Diễn giải thêm:
- Đối với quy trình 1:
Một trong các giải pháp gọn gàng nhất là sử dụng các add-on (hoặc extension) để bổ sung thêm tính năng tạo cột tự động cho văn bản cần dịch, ý tưởng là phần mềm sẽ tự chuyển đổi tài liệu cần dịch thành một cái bảng có 2 cột, một cột là văn bản gốc, cột kia dùng để ghi nội dung dịch, phần mềm cũng tự nhận biết các phân đoạn trong văn bản gốc để chia thành các hàng khác nhau, nhằm dễ nhận biết đoạn dịch nào là ứng với đoạn gốc nào. Sau khi dịch và chỉnh sửa xong, ta ra lệnh cho phần mềm tự dọn dẹp văn bản, xóa đi phần tài liệu gốc và việc chia bảng, chỉ giữ lại tài liệu dịch và trình bày trọn vẹn, một cách tự động.
Các phần mềm nhằm cài đặt thêm một add-on / extension hỗ trợ việc dịch với các chương trình soạn thảo thông dụng:
– Add-on “TransTools” để dùng với Microsoft Word: http://www.translatortools.net/download.html
– Extension “Translation Table” để dùng với LibreOffice Writer hoặc OpenOffice Writer: http://extensions.libreoffice.org/extension-center/translation-table (1)
Triển khai:
– Nếu chỉ có A và B làm việc với nhau: mỗi người đều cài đặt thêm phần mềm hỗ trợ nêu trên cho chương trình soạn thảo văn bản của mình, sử dụng file format là file .DOC hoặc .DOCX cho tiện. (2)
– Nếu có người X là người tổ chức việc dịch: chỉ cần người X cài đặt thêm extension cho chương trình soạn thảo văn bản của mình, cung cấp cho người A văn bản dịch đã chia bảng sẵn, sau khi A dịch xong thì chuyển sang B để sửa trực tiếp vào từng ô trên cái bảng đã có, khi B gửi về cho X kết quả biên tập thì X mới dùng chức năng dọn dẹp bảng để tạo ra bản dịch để phát hành.
Tóm tắt quy trình 1:
Văn bản gốc trong file .DOC -> Thêm cột tự động bằng Translation Table / TransTools -> A dịch ở cột mới -> Chuyển file cho B -> B chỉnh sửa ở cột mới -> Xóa cột cũ tự động bằng Translation Table / TransTools -> Văn bản dịch
- Đối với quy trình 2:
Hai người cần có cách thức liên lạc để trao đổi về những từ ngữ trong văn bản dịch đang cần sửa chữa, trừ khi họ cùng ngồi cạnh nhau để làm việc (là trường hợp lý tưởng, nhưng khó sắp xếp). Cách làm truyền thống là gửi thư cho nhau và ghi kèm các ghi chú cho người kia đọc.
Ý tưởng chính để tiện lưu trữ và tra cứu các ý kiến, tránh thất lạc thông tin trong quá trình trao đổi và giúp sau này đánh giá lại hoặc cập nhật thêm, là ta ghép chuỗi các ý kiến trao đổi vào trong file đang dịch. Việc này có thể thực hiện theo 2 cách:
-
- Quy trình 2 có thể được thực hiện với công cụ giống như quy trình 1(chỉ sử dụng chương trình soạn thảo văn bản LibreOffice / OpenOffice Writer hay Microsoft Word, cài đặt thêm chức năng hỗ trợ việc dịch), thêm vào đó là cả A và B sử dụng chức năng “comment” và “track changes” (hoặc “record changes“, tùy cách gọi ở Word hay LibreOffice) khi chỉnh sửa tài liệu, rồi mỗi khi ai chỉnh sửa xong thì gửi email đính kèm file mới cho người kia.
- Đổi sang kiểu file chỉ có thuần nội dung text (không chứa các định dạng văn bản) và chuyên dụng cho dịch thuật là định dạng .PO, và chỉnh sửa bằng phần mềm Poedit(https://poedit.net). Kiểu file .PO dùng để tách văn bản ra từng đoạn, các phần mềm chuyên để làm việc với file .PO cho phép “comment” cho nội dung của từng đoạn văn bản, và lưu trữ các ghi chú đó theo cấu trúc của file .PO. Để dùng dạng file .PO thì cần có công cụ chuyển đổi file (ví dụ: từ .TXT sang .PO, và ngược lại) (3).
Cách làm này có hạn chế là việc gửi email thông báo cần làm thủ công (có thể cải tiến bằng cách chia sẻ chung file qua Dropbox để cập nhật tự động file mới, tuy nhiên giả sử người X muốn hướng dẫn A và B cùng làm việc hợp tác qua Dropbox thì cũng tốn thêm chút công sức, và dễ rủi ro khi A hoặc B dùng Dropbox gặp trục trặc).
Tóm tắt quy trình 2.a:
Văn bản gốc trong file .DOC -> Thêm cột tự động bằng Translation Table / TransTools -> A và B dịch ở cột mới, dùng chức năng “comment” và “track changes” để trao đổi trên từng đoạn, chuyển văn bản qua lại cho nhau -> Xóa cột cũ tự động bằng Translation Table / TransTools -> Văn bản dịch
Tóm tắt quy trình 2.b:
Văn bản gốc trong file .TXT -> Chuyển thành file .PO -> A và B dùng phần mềm Poedit để dịch và “comment” trao đổi trên từng đoạn, chuyển văn bản qua lại cho nhau -> Chuyển file .PO cuối cùng thành file .TXT -> Văn bản dịch
- Đối với quy trình 3:
Điểm mới ở quy trình 3 là cần có nhiều người cho ý kiến, gần như chắc chắn không tập hợp họ lại một chỗ vào cùng thời điểm để cho ý kiến được, nên cần trao đổi thông tin qua internet. Cách làm thủ công là có một người gửi email cho cả nhóm, sau đó tổng hợp các email trả lời để ghi lại các ý kiến vào văn bản đang dịch. Tuy nhiên để tiết kiệm công sức, và giúp những người cho ý kiến cùng thấy các ý kiến để bổ sung cho nhau, thì ta nên dùng các công cụ soạn thảo hợp tác trên internet. Có 2 cách:
-
- Sử dụng file .DOC hay .DOCX người A đã dịch sơ bộ bằng LibreOffice / OpenOffice Writer hay Microsoft Word: upload file đó lên Google Docs (https://docs.google.com), và mời những người CCC vào đó để cho ý kiến, bằng cách dùng chức năng “Share” và đặt quyền hạn cho những người CCC là “Can comment”. Người B cũng được mời vào với quyền hạn là “Can edit”, để sửa trực tiếp vào văn bản.
- Dùng Google Translator Toolkit (https://translate.google.com/toolkit/), đây là công cụ kết hợp các chức năng của Google Translate (dịch tự động), Google Docs (hợp tác qua mạng), và một số chức năng chính của phần mềm hỗ trợ dịch thuật (có từ điển của riêng người dịch, xử lý được nhiều loại file như .TXT, .DOC / .DOCX, .PO…). Người A upload văn bản gốc lên Google Translator Toolkit, văn bản sẽ được trình bày thành 2 cột (bên trái: gốc, bên phải: dịch). Nếu khi upload văn bản chọn thêm tính năng “sử dụng máy dịch”, cột dịch sẽ được tự động điền vào bằng máy dịch Google Translate, ở từng đoạn A có thể sửa hoặc đánh dấu chấp nhận nội dung dịch của Google Translate. Sau khi A dịch xong thì dùng cơ chế “Collaboration” cũng giống như Google Docs, mời những người CCC với quyền hạn “Can comment” để cho ý kiến, và mời B với quyền hạn “Can edit” để biên tập.
Hạn chế của phương pháp này là những người tham gia cần có internet khi làm việc, nếu có điều kiện đó thì các công cụ collaboration giúp tiện trao đổi trực tiếp với nhau ngay trên văn bản nên tăng hiệu suất làm việc. Google Translator Toolkit là công cụ đặc biệt hữu ích, vừa giúp tận dụng máy dịch để giảm công sức với những câu từ đơn giản, vừa cho phép sử dụng những công cụ gợi ý tự động như Glossary hoặc Translation Memory của riêng người dịch, và lại cho phép hợp tác với cơ chế quen thuộc như Google Docs (4).
Tóm tắt quy trình 3.a:
Văn bản gốc trong file .DOC -> Thêm cột tự động bằng Translation Table / TransTools -> A dịch ở cột mới -> Upload lên Google Docs -> Mời CCC vào để comment, mời B vào để edit -> Download file cuối cùng về máy -> Xóa cột cũ tự động bằng Translation Table / TransTools -> Văn bản dịch
Tóm tắt quy trình 3.b:
Văn bản gốc trong file .TXT / .DOC / .PO -> Upload lên Google Translator Toolkit -> (Optional) Máy dịch sẵn ở cột nội dung dịch -> A dịch và sửa nội dung máy đã dịch sơ bộ -> Mời CCC vào để comment, mời B vào để edit -> Download file cuối cùng về máy -> Văn bản dịch
—
Hy vọng những ghi chép trên giúp tiết kiệm chút công sức cho các nhóm dịch thuật trong việc tìm kiếm công cụ và chọn cách thức làm việc.
Freiburg, nước Đức, 19/11/2016
Doãn Minh Đăng
—
Ghi chú:
- Ngoại trừ Microsoft Word, các công cụ phần mềm được đề cập ở đây cho phép dùng miễn phí.
- Trong quy trình 3.b, ngoài Google Translator Toolkit, còn có một số giải pháp miễn phí khác để tổ chức hợp tác cùng dịch qua internet, như: Matecat (https://www.matecat.com/), Wordfast Anywhere (https://www.freetm.com/), Smartcat (https://www.smartcat.ai/), Zanata (https://translate.zanata.org). Các trang web đó cung cấp nhiều chức năng hỗ trợ dịch thuật hơn Google Translator Toolkit, nhưng không tích hợp sẵn máy dịch tự động của Google. Matecat và Zanata là phần mềm mã nguồn mở, có thể tự cài đặt trên server riêng, nếu không muốn dữ liệu dịch thuật của mình nằm trong tay một nhà cung cấp khác.
(1). File extension .oxt đặt trên kho phần mềm của LibreOffice. Do phần mềm OpenOffice được xây dựng cũng giống với LibreOffice, nên cùng file .oxt đó có thể dùng được cho OpenOffice.
Nếu chạy file cài đặt TransTools không thành công thì dùng cách cài đặt thủ công mà họ hướng dẫn trên trang web đó, cũng đơn giản. Công cụ này hỗ trợ từ MS Office XP / 2003 đến MS Office 2016, ngoài hỗ trợ Word còn có thể dùng với Excel, Powerpoint.
(2). Cả LibreOffice / OpenOffice lẫn Word đều mở được các loại file .DOC và .DOCX, tôi đã thử dùng thì thấy table tạo ra bởi Translator Table hay Translator Tools đều được 2 phần mềm này xử lý tốt. Những người cộng tác không cần thiết phải sử dụng chung một chương trình soạn thảo văn bản.
(3). Để chuyển đổi giữa file .TXT và .PO, cặp công cụ txt2po và po2txt trong gói công cụ ở đây cho kết quả tốt: http://docs.translatehouse.org/projects/translate-toolkit/en/latest/commands/index.html (chạy trên Linux).
(4). Trong Google Docs ta cũng có thể thêm vào “Add-on” là Google Translate, nhưng giao diện và thao tác không thuận lợi cho việc dịch thuật như Google Translator Toolkit.
Các công cụ phần mềm hỗ trợ dịch thuật chuyên nghiệp được liệt kê chọn lọc kèm theo thông tin so sánh ở đây:
http://www.proz.com/software-comparison-tool/cat/cat_tools/